Chính sách này giải thích cách SANHI ERP xử lý thông tin khi anh/chị sử dụng ứng dụng SANHI ERP trên iOS, các chức năng SANHI ERP trên web và những tích hợp được tổ chức của anh/chị bật. Chính sách áp dụng cho dữ liệu về người dùng ứng dụng và dữ liệu cá nhân có trong hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, đơn hàng hoặc nội dung trao đổi được lưu trong hệ thống.
1. Đơn vị cung cấp và vai trò của tổ chức
SANHI ERP được cung cấp bởi KB TRADING SERVICE COMPANY LIMITED (“SANHI”, “KBTech”, “chúng tôi”). Tùy loại dữ liệu, chức năng được sử dụng và thỏa thuận với khách hàng doanh nghiệp, tổ chức sử dụng SANHI có thể quyết định dữ liệu nào được nhập, mục đích sử dụng và người được quyền xem. Chúng tôi xử lý dữ liệu để cung cấp và hỗ trợ dịch vụ SANHI ERP theo cấu hình của tổ chức và các yêu cầu pháp luật áp dụng.
2. Thông tin được xử lý
Những thông tin cụ thể phụ thuộc vào tính năng được tổ chức bật và cách anh/chị sử dụng ứng dụng. Các nhóm thông tin có thể gồm:
- Tài khoản và xác thực: mã người dùng, tên đăng nhập, họ tên, vai trò/quyền truy cập và thông tin cần thiết để xác thực phiên đăng nhập.
- Thông tin liên hệ và doanh nghiệp: tên cá nhân hoặc tổ chức, chức vụ, số điện thoại, email, mã số thuế, địa chỉ công ty, địa chỉ giao hàng và thông tin liên hệ khác trong hồ sơ CRM.
- Dữ liệu nghiệp vụ: yêu cầu, báo giá, sản phẩm, đơn hàng, lịch sử mua hàng, trạng thái sản xuất và giao nhận, giá trị đơn hàng, thông tin công nợ/thanh toán và ghi chú nghiệp vụ.
- Nội dung người dùng tạo hoặc gửi: tin nhắn, ghi chú, hình ảnh và tệp đính kèm như ảnh sản phẩm, ảnh tiến độ, chứng từ giao nhận hoặc biên lai thanh toán. Tệp có thể chứa thông tin cá nhân hoặc tài chính do người gửi đưa vào.
- Dữ liệu kỹ thuật: thông tin phiên đăng nhập, cookie cần thiết cho phiên làm việc và dữ liệu phát sinh khi ứng dụng kết nối tới máy chủ. Nhật ký máy chủ có thể ghi nhận thời điểm truy cập, địa chỉ IP hoặc thông tin trình duyệt/thiết bị tùy cấu hình vận hành.
Thông tin có thể do tổ chức quản trị tài khoản cung cấp, do anh/chị nhập hoặc tải lên, do khách hàng/đối tác gửi qua kênh được kết nối, hoặc được tạo ra khi anh/chị sử dụng dịch vụ.
3. Mục đích sử dụng
Chúng tôi xử lý thông tin để:
- xác thực tài khoản, áp dụng quyền truy cập và cung cấp các chức năng ERP;
- quản lý CRM, khách hàng, báo giá, đơn hàng, sản xuất, kho, giao nhận và hồ sơ liên quan;
- lưu, hiển thị và chia sẻ trong phạm vi quyền hạn các tin nhắn, hình ảnh và tài liệu gắn với nghiệp vụ;
- cung cấp tính năng AI tùy chọn, chẳng hạn phân tích nội dung yêu cầu hoặc trích xuất thông tin từ ảnh biên lai, khi tính năng đó được bật và sử dụng;
- kết nối với dịch vụ nhắn tin, thanh toán/QR hoặc tra cứu doanh nghiệp mà tổ chức đã cấu hình;
- duy trì, bảo vệ, khắc phục sự cố và cải thiện hoạt động của dịch vụ; và
- thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, pháp luật hoặc yêu cầu hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền.
4. Chia sẻ với nhà cung cấp dịch vụ và bên khác
Thông tin có thể được xử lý hoặc chuyển tới các bên sau khi cần cho chức năng anh/chị hoặc tổ chức sử dụng:
- Tổ chức sử dụng SANHI: nhân viên, quản trị viên và người dùng được tổ chức cấp quyền có thể truy cập dữ liệu phù hợp với vai trò của họ.
- Nhà cung cấp hạ tầng: đơn vị lưu trữ, cơ sở dữ liệu, mạng phân phối nội dung và dịch vụ kỹ thuật cần thiết để vận hành SANHI ERP.
- Google Gemini API: khi tính năng AI tương ứng được bật và sử dụng, nội dung liên quan đến yêu cầu/hội thoại hoặc ảnh biên lai có thể được gửi để phân tích và trả kết quả cho SANHI.
- Meta/Facebook và Zalo: khi tổ chức kết nối các kênh này, dữ liệu tin nhắn, thông tin tài khoản kênh hoặc tệp liên quan có thể được trao đổi để đồng bộ và hỗ trợ trả lời.
- VietQR và 200LAB: khi dùng tra cứu doanh nghiệp, mã số thuế có thể được gửi tới API VietQR và, nếu dịch vụ này không trả kết quả, API 200LAB. Khi tạo mã QR thanh toán, số tiền, tên tài khoản nhận và nội dung chuyển khoản/mã đơn có thể được gửi tới dịch vụ tạo ảnh QR của VietQR.
- payOS: khi tổ chức cấu hình và sử dụng chức năng tạo hoặc tra cứu yêu cầu thanh toán giao hàng, thông tin cần cho yêu cầu thanh toán có thể được gửi tới payOS, chẳng hạn mã yêu cầu, số tiền và nội dung thanh toán. Chức năng này áp dụng cho thanh toán nghiệp vụ, không cấp quyền truy cập dữ liệu ngoài yêu cầu tương ứng.
- Google Fonts và cdnjs (Cloudflare): một số màn hình mobile tải phông chữ và thư viện tạo tài liệu từ các dịch vụ này. Nhà cung cấp có thể nhận dữ liệu kỹ thuật của yêu cầu kết nối, như địa chỉ IP và loại trình duyệt, để trả tài nguyên.
- Cơ quan có thẩm quyền hoặc bên liên quan: khi việc cung cấp được pháp luật yêu cầu hoặc cần thiết để bảo vệ quyền, an toàn và tính toàn vẹn của dịch vụ.
Chúng tôi yêu cầu các nhà cung cấp xử lý dữ liệu thay mặt SANHI chỉ sử dụng dữ liệu cho mục đích được cho phép, giữ bảo mật và cung cấp mức bảo vệ tương đương hoặc cao hơn mức bảo vệ nêu trong chính sách này. SANHI chịu trách nhiệm lựa chọn và quản lý các bên xử lý dữ liệu phù hợp với những nghĩa vụ này.
Thông tin được chuyển tới bên tích hợp khi chức năng tương ứng được cấu hình và sử dụng, hoặc khi ứng dụng tải tài nguyên kỹ thuật từ nhà cung cấp. Việc xử lý tại các bên này còn chịu sự điều chỉnh của điều khoản và chính sách riêng của họ; các điều khoản đó không thay thế trách nhiệm bảo vệ dữ liệu của SANHI. Anh/chị có thể hỏi quản trị viên SANHI của tổ chức mình về những tích hợp đang được bật.
5. Lưu trữ và thời hạn lưu
Dữ liệu được lưu trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, phục vụ hoạt động của tổ chức sử dụng SANHI và đáp ứng nghĩa vụ pháp luật hoặc giải quyết tranh chấp. Thời hạn cụ thể có thể khác nhau theo loại hồ sơ, cấu hình của tổ chức và thỏa thuận dịch vụ. Một số bản sao trong hệ thống sao lưu có thể được xóa theo chu kỳ vận hành của hệ thống.
Khi dữ liệu không còn cần thiết, dữ liệu sẽ được xóa, ẩn danh hoặc xử lý theo quy trình áp dụng, trừ phần cần tiếp tục lưu theo pháp luật hoặc để bảo vệ quyền hợp pháp.
6. Bảo mật và xử lý xuyên biên giới
Chúng tôi sử dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp với dịch vụ, bao gồm kiểm soát tài khoản và quyền truy cập theo vai trò, để hạn chế truy cập hoặc sử dụng trái phép. Không có phương thức truyền hoặc lưu trữ điện tử nào bảo đảm an toàn tuyệt đối.
Tùy nhà cung cấp và tính năng được bật, dữ liệu có thể được xử lý tại Việt Nam hoặc quốc gia khác nơi nhà cung cấp hoạt động. Việc xử lý đó tuân theo yêu cầu pháp luật áp dụng và điều khoản dịch vụ liên quan.
7. Quyền và yêu cầu về dữ liệu
Tùy pháp luật áp dụng, anh/chị có thể yêu cầu truy cập, cập nhật, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân; phản đối hoặc yêu cầu hạn chế xử lý; hoặc rút lại sự đồng ý khi việc xử lý dựa trên sự đồng ý. Chúng tôi có thể xác minh danh tính và phối hợp với tổ chức đã cấp tài khoản trước khi phản hồi.
Để yêu cầu đóng tài khoản hoặc xử lý dữ liệu, anh/chị có thể liên hệ quản trị viên SANHI của tổ chức hoặc gửi email tới info@kbtech.vn. Tài khoản doanh nghiệp có thể do tổ chức quản lý, vì vậy một số yêu cầu cần được quản trị viên xác nhận. Chúng tôi sẽ xử lý yêu cầu theo pháp luật và nghĩa vụ lưu trữ áp dụng; nếu một phần dữ liệu phải được giữ lại, việc tiếp tục lưu sẽ được giới hạn cho mục đích hợp pháp đó.
Gỡ ứng dụng khỏi thiết bị không tự động xóa tài khoản hoặc dữ liệu nghiệp vụ đang lưu trên hệ thống SANHI hay hệ thống của tổ chức.
8. Trẻ em
SANHI ERP là dịch vụ nghiệp vụ dành cho tổ chức và người dùng được tổ chức cấp tài khoản; dịch vụ không được thiết kế để hướng tới trẻ em.
9. Thay đổi chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi tính năng, cách xử lý dữ liệu hoặc yêu cầu pháp luật thay đổi. Bản cập nhật sẽ được đăng tại trang này cùng ngày cập nhật mới. Nếu pháp luật yêu cầu, chúng tôi sẽ thông báo hoặc xin ý kiến người dùng trước khi áp dụng thay đổi tương ứng.
10. Liên hệ
Gửi câu hỏi hoặc yêu cầu về quyền riêng tư theo thông tin dưới đây: